Відпускні в Україні формують не від поточної зарплати працівника, а від його середнього заробітку за попередні місяці. Це принцип, закладений у законодавстві, щоб людина під час відпочинку отримувала дохід, близький до звичного, а не падала в фінансову яму через разові коливання премій чи надбавок. У 2026 році правила залишаються стабільними, хоча воєнний стан вносить корективи в підрахунок днів.
Коротка відповідь на головне питання: відпускні = кількість календарних днів відпустки × середньоденний заробіток. Середньоденний заробіток обчислюють як суму всіх врахованих виплат за розрахунковий період, поділену на кількість календарних днів цього періоду. Під час воєнного стану святкові та неробочі дні не виключають ні з тривалості відпустки, ні з розрахункового періоду — вони вважаються звичайними робочими днями.
Законодавча основа: що регулює підрахунок
Основний документ — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1995 року № 100. Саме в ньому прописано період, перелік виплат та алгоритм ділення. Додатково діють норми Кодексу законів про працю та Закон України «Про відпустки». Під час воєнного стану важливу роль відіграє Закон № 2136, який призупиняє дію окремих статей КЗпП щодо святкових днів і дозволяє роботодавцю в певних випадках обмежувати тривалість відпустки.
Щорічна основна відпустка становить 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік. Деякі категорії — вчителі, медичні працівники, особи з інвалідністю чи багатодітні батьки — мають право на додаткові дні. Ці додаткові відпустки розраховують за тими самими правилами середньої зарплати.
Розрахунковий період: дванадцять місяців чи фактичний час роботи
Для більшості працівників розрахунковий період — останні 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки. Якщо людина працює менше року, беруть фактичний період з першого числа місяця після оформлення до першого числа місяця відпустки. У разі відсутності повного періоду або нульових виплат через бойові дії застосовують особливі правила — від окладу або мінімальної зарплати.
Час, коли працівник не працював і за ним не зберігався заробіток (наприклад, неоплачувана відпустка за власний рахунок понад встановлені межі), виключають з розрахункового періоду. Періоди, за які відсутні дані через бойові дії, також не враховують. Це захищає працівника від заниження середньої через обставини, на які він не впливав.
Які виплати потрапляють у розрахунок, а які — ні
У чисельник формули потрапляють майже всі суми, що належать до фонду оплати праці: оклад або тарифна ставка, надбавки за стаж, шкідливість, класність, суміщення посад, щомісячні та квартальні премії (з пропорційним розподілом за відпрацьовані дні), доплати за роботу в нічний час чи святкові дні. Сюди ж включають попередні відпускні та навіть оплачувані лікарняні — це важливий нюанс, який часто дивує. Лікарняні вважають частиною заробітку саме для розрахунку відпускних, хоча при обчисленні самих лікарняних їх не враховують.
Виключають матеріальну допомогу, компенсації витрат на відрядження, одноразові виплати до ювілеїв чи пенсії, соціальні допомоги, вартість спецодягу та харчування, виплати за сумісництвом (крім передбачених законом випадків). Разові премії за раціоналізаторські пропозиції чи призові місця на змаганнях також зазвичай не потрапляють у розрахунок.
Премії за підсумками року чи кварталу розподіляють пропорційно: суму ділять на кількість відпрацьованих днів у періоді премії і множать на дні розрахункового періоду. Це запобігає штучному завищенню середньої, якщо премія випала на один місяць.
Формула та реальні приклади розрахунку
Середньоденний заробіток = сума врахованих виплат за розрахунковий період ÷ кількість календарних днів у цьому періоді.
Відпускні = середньоденний заробіток × кількість календарних днів відпустки.
Під час воєнного стану у 2026 році кількість днів у розрахунковому періоді — повна кількість календарних днів (365 або 366), без віднімання святкових. Тривалість самої відпустки теж не зменшують на святкові дні.
Приклад 1. Працівник з постійною зарплатою 25 000 грн працює повний рік. Бере 24 календарні дні відпустки в серпні 2026 року. Розрахунковий період — серпень 2025 – липень 2026 (365 днів). Сума виплат = 25 000 × 12 = 300 000 грн. Середньоденний заробіток = 300 000 ÷ 365 ≈ 821,92 грн. Відпускні = 821,92 × 24 ≈ 19 726 грн.
Приклад 2. До зарплати в одному з місяців додали квартальну премію 18 000 грн. Премію розподіляють: 18 000 ÷ кількість відпрацьованих днів у кварталі × дні розрахункового періоду. Це додає кілька сотень гривень до середньоденної і, відповідно, до відпускних. Без правильного розподілу сума була б або завищена, або занижена.
Приклад 3. Новий працівник відпрацював 7 місяців і йде у відпустку. Беруть фактичні виплати за ці місяці та ділять на фактичну кількість календарних днів (з урахуванням виключених періодів). Якщо в ці місяці були лікарняні — їхню суму включають у чисельник, а дні хвороби виключають з знаменника.
Особливості під час воєнного стану
З 24 березня 2022 року святкові та неробочі дні вважаються звичайними робочими. Тому ні в тривалості відпустки, ні в розрахунковому періоді їх не віднімають. Це спрощує підрахунок, але водночас роботодавець може обмежити надання відпустки понад 24 дні або відмовити в додаткових відпустках працівникам критичної інфраструктури чи оборонних підприємств.
Працівники, які виїхали за кордон або набули статусу ВПО, мають право на відпустку без збереження зарплати до 90 днів — цей період не зараховують до стажу для наступної відпустки. Мобілізованим зберігають місце роботи та середній заробіток, а невикористану відпустку переносять.
Компенсація за невикористану відпустку
При звільненні працівник має право на грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки. Розраховують її за тією ж формулою середньої зарплати. Якщо працівник не використав відпустку за попередні роки, компенсацію виплачують повністю. З 2024 року правила дещо змінилися для компенсацій, на які право виникло до кінця 2023 року, — їх рахують за виплатами 2023 року.
Поради з реалій життя
Коли ви плануєте відпустку, попросіть у бухгалтера попередній розрахунок відпускних хоча б за тиждень. Перевірте, чи врахували всі премії та чи правильно виключили періоди без збереження зарплати. Зберігайте розрахункові листки — вони допоможуть у разі спору. Якщо сума суттєво менша за очікувану, попросіть письмове пояснення з посиланнями на Порядок № 100. У реальних ситуаціях люди часто втрачають тисячі гривень саме через невраховану премію чи неправильний розрахунковий період. Під час воєнного стану особливо важливо знати свої права: роботодавець не може змусити вас іти у неоплачувану відпустку замість щорічної без вашої згоди, крім чітко визначених законом випадків.
Ще одна практична порада: якщо ви працюєте за сумісництвом або на умовах неповного робочого часу, середню зарплату рахують окремо за кожним місцем роботи. Це впливає на загальну суму відпускних. Для працівників з відрядною оплатою або сезонників існують додаткові нюанси — іноді беруть період 12 місяців навіть при коротшому стажі.
Відпускні — це не просто цифра. Це можливість відновити сили, не думаючи про те, чи вистачить грошей на комуналку чи ліки. Чим точніше підрахунок, тим спокійніше проходить відпочинок. У складні часи такі механізми стають особливо цінними, бо захищають не лише гаманець, а й право на нормальне життя після напруженої праці.
