У житті часто виникають ситуації, коли людина не може особисто з’явитися за потрібними паперами — через відрядження, хворобу, проживання в іншому місті чи просто брак часу. Тоді на допомогу приходить довіреність. Це письмовий документ, за яким одна особа (довіритель) передає іншій (представнику або повіреному) право діяти від її імені перед третіми особами. Для більшості випадків отримання довідок, витягів, дублікатів чи офіційних копій достатньо правильно складеної письмової довіреності з повними даними сторін. Нотаріальна форма додає більшої юридичної ваги та спрощує перевірку в установах.
Правова основа довіреності закріплена в Цивільному кодексі України. Зокрема, стаття 244 визначає її як письмовий документ для представництва перед третіми особами. Форма документа має відповідати вимогам до правочину, який вчиняється (стаття 245). Дата складання є обов’язковою — без неї довіреність нікчемна. Строк дії або зазначають словами (роками, місяцями, днями), або залишають невизначеним — тоді вона діє до припинення. Ці правила однакові для фізичних і юридичних осіб, хоча для останніх є додаткові нюанси щодо того, хто саме уповноважений видавати документ від імені компанії.
На практиці люди найчастіше оформлюють довіреність на отримання документів у державних органах, Пенсійному фонді, податковій, архівах РАЦС, житлових конторах, банках чи на пошті. Батьки передають повноваження один одному для дитячих довідок у школі чи лікарні. Дорослі діти допомагають літнім батькам забрати пенсійні документи. Бізнес використовує такі довіреності для отримання тендерної документації, актів чи кореспонденції, коли керівник не може бути присутнім. У 2026 році, коли багато процесів частково цифровізовані, паперова довіреність усе ще залишається затребуваною, бо не всі установи повністю перейшли на електронний документообіг.
Види довіреностей на отримання документів
Розрізняють просту письмову та нотаріально посвідчену. Проста форма підходить для більшості рутинних випадків — отримання довідок у ЦНАПі, архівних витягів, кореспонденції на Укрпошті. Вона складається від руки або на комп’ютері, підписується довірителем і не потребує додаткових печаток чи реєстрації. Нотаріальна форма стає в пригоді, коли установа прямо вимагає посвідчення (деякі банки, реєстри нерухомості, складні запити до державних архівів) або коли довіритель хоче максимальної захищеності від можливих спорів. Нотаріус фіксує документ у Єдиному реєстрі довіреностей, а на бланку часто з’являється QR-код для перевірки через застосунок Дія.
Порівняння простої та нотаріальної довіреності
| Критерій | Проста письмова | Нотаріальна |
|---|---|---|
| Вартість | Безкоштовно (або symbolic за друк) | Від 400–800 грн за разову/спеціальну, 1200–2500 грн за складнішу (залежить від регіону та нотаріуса, станом на 2026 рік) |
| Час оформлення | 5–10 хвилин | 30–60 хвилин + можливий запис |
| Перевірка в установах | Приймають більшість ЦНАПів, архівів, пошти; іноді банки просять нотаріальну | Вища довіра, швидка перевірка через реєстр або QR у Дії |
| Ризики зловживання | Вищі, якщо текст занадто загальний | Нижчі завдяки чіткій фіксації та реєстрації |
| Коли обирати | Рутинні довідки, сімейні потреби, Укрпошта | Банки, реєстри, важливі архівні запити, закордонні документи |
Зразок довіреності на отримання документів (фізична особа, проста письмова форма)
м. Житомир, перше липня дві тисячі двадцять шостого року
Я, Коваленко Олена Сергіївна, паспорт серії АА № 789012, виданий Житомирським районним управлінням Державної міграційної служби України в Житомирській області 15 березня 2015 року, реєстраційний номер облікової картки платника податків 3456789012, зареєстрована за адресою: м. Житомир, вул. Київська, буд. 45, кв. 12,
уповноважую громадянку України Сидоренко Марію Іванівну, паспорт серії ВВ № 345678, виданий Святошинським районним управлінням Державної міграційної служби України в місті Києві 20 червня 2018 року, реєстраційний номер облікової картки платника податків 4567890123, зареєстровану за адресою: м. Київ, вул. Лесі Українки, буд. 23, кв. 7,
представляти мої інтереси в Пенсійному фонді України, Головному управлінні Державної податкової служби у Житомирській області, Житомирському міському центрі надання адміністративних послуг, Державному архіві Житомирської області та інших державних, комунальних і приватних установах України з метою отримання довідок про пенсійне забезпечення, витягів з податкових реєстрів, архівних довідок, дублікатів документів та інших офіційних паперів.
Надаю повіреній право подавати від мого імені письмові та усні заяви, запити, клопотання, отримувати оригінали, дублікати та копії документів, розписуватися в реєстрах та на актах приймання-передачі, оплачувати адміністративні збори та державне мито, а також вчиняти інші дії, необхідні для належного виконання цього доручення.
Довіреність видано строком на один рік з дати складання.
Підпис довірителя: ___ /Коваленко О. С./
Цей зразок можна адаптувати під конкретні потреби. Якщо документи потрібні лише в одній установі — перелічіть її назву точно. Якщо плануєте отримувати різні папери в багатьох місцях — залиште формулювання «у всіх державних, комунальних та приватних установах України». Головне — чітко вказати, які саме дії дозволені.
Обов’язкові елементи та як їх правильно заповнити
Місце і дата складання стоять на першому місці — без дати документ нікчемний. Повні паспортні дані обох сторін (серія, номер, ким і коли виданий, реєстраційний номер платника податків за потреби) гарантують ідентифікацію. Адреса реєстрації допомагає установам перевірити інформацію. Перелік установ і документів має бути конкретним або обґрунтовано широким — надто розмите «вчиняти будь-які дії» іноді викликає відмову. Строк дії краще обмежити розумним періодом (6–12 місяців), навіть якщо закон дозволяє залишити невизначеним. Підпис довірителя — власноручний. Якщо документ нотаріальний, нотаріус додає свій запис, печатку та реєструє в Єдиному реєстрі довіреностей.
Типові помилки при оформленні та використанні довіреності на отримання документів
Типові помилки при оформленні та використанні довіреності на отримання документів
- Відсутність дати або неправильне її написання. Документ автоматично стає нікчемним. Навіть якщо всі інші дані ідеальні, установа відмовить у прийнятті.
- Занадто загальні повноваження. Фраза «вчиняти будь-які дії від мого імені» часто призводить до відмови — співробітники не розуміють межі ваших повноважень і бояться перевищити їх.
- Помилки в паспортних даних або адресах. Одна неправильна цифра в номері паспорта чи серії — і представник не зможе підтвердити особу.
- Відсутність чіткого переліку документів або установ. Представник може зіткнутися з проханням надати додаткові підтвердження, що затягує процес на тижні.
- Занадто довгий строк без реальної потреби. Ризик зловживання зростає. Краще оформити нову довіреність, коли стара закінчиться.
- Неповідомлення про скасування. Якщо ви відкликали довіреність, а представник продовжує нею користуватися, установи можуть визнати дії дійсними, поки не отримають офіційного повідомлення.
- Використання простої довіреності там, де потрібна нотаріальна. Деякі банки та реєстри прямо вимагають посвідчення — час і нерви витрачені даремно.
- Зберігання єдиного оригіналу тільки в однієї людини. Краще зробити копію для себе і для представника, щоб у разі втрати швидко відновити ситуацію.
Цифрові можливості та перевірка довіреностей у 2026 році
Нотаріуси все частіше пропонують електронну підготовку документа через системи е-нотаріату: клієнт заповнює шаблон онлайн, приїжджає лише для підпису. Після посвідчення документ реєструється в Єдиному реєстрі довіреностей. Установи та банки можуть перевірити його дійсність за серією та номером бланка або через QR-код у застосунку Дія. Це значно знижує ризик підробок. Для юридичних осіб існують рішення електронного документообігу з кваліфікованим електронним підписом, де довіреність підписується онлайн і одразу надсилається контрагентам.
Як скасувати довіреність
Довіритель має право скасувати документ у будь-який момент (крім безвідкличних випадків, передбачених законом). Для цього потрібно звернутися до нотаріуса (того, хто посвідчував, або будь-якого іншого) з заявою про скасування. Нотаріус вносить відомості до Єдиного реєстру довіреностей того ж дня або наступного. Якщо довіреність проста письмова — достатньо письмового повідомлення представника та всіх установ, де вона пред’являлася. Представник зобов’язаний негайно повернути оригінал. Дії, вчинені до моменту повідомлення про скасування, залишаються дійсними, якщо третя сторона не знала про припинення повноважень.
Правильно складена довіреність економить час, нерви і гроші. Вона перетворює складну логістичну задачу на просту формальність. Головне — приділити увагу деталям: точним даним, чітким повноваженням і розумному строку дії. Перед відвідуванням установи варто зателефонувати або перевірити на сайті, чи приймають вони просту письмову форму чи обов’язково потребують нотаріального посвідчення. Такий підхід робить процес максимально передбачуваним і безпечним для всіх учасників.
